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2 章（第1页）

理常用文件。这一步的核心是利用好快捷方式、快速访问库、标签等功能，将常用的文件聚集在一个触手可及的位置，提高访问常用文件的速度。

macOS中的「标签」可以将同类型文件跨越文件夹地聚集起来。Windows中的「库」则可以把不同文件夹聚集在一起。最后达到的效果是一样的。

标签可以大致分为两类，一类是为文件本身定性的，比如「文档」「素材」。这些标签贴上之后很长时间内都不用修改，定性的标签可以丰富一点，对检索文件帮助很大。

另一类是临时性的，比如「正在处理」「待归档」「待完善」之类的，需要根据工作进度做增减。它一般用于快速进入工作，比如每当完成一项工作，就应该对标签进行更新。

最后，我希望你反复查看这几个小习惯。在养成习惯的初期，建议用便利贴把它们贴在桌上，每当不想整理文件的念头占据脑海，就用这张便利贴让自己清醒一下。

完成初步整理之后的文件具有了一定的组织性，你可以清楚地知道桌面文件、常用文件在哪里，不太可能发生找不到某文件的情况了。

文件管理不仅限于整理，你还需要提高文件使用效率，这就不得不提到「高效管理」文件了。

这一步可以利用一些简单高效的工具，比如快速搜索软件Everything可以快速找到电脑中的任意文件。Everything与慢性子的系统自带搜索不同，它利用了USN日志索引，能够通过关键词、正则表达式搜索到PC中的任意一个文件。比如我想找一份半年前的重要人事调动表格，直接用Everything搜索「人事调动」和「。xlsx」这种模糊的关键词，即可在茫茫文件中瞬间检索定位出想要的文件。

自动整理文件的软件DropIt，可以自定义规则和自动监控文件变化对文件进行整理。比如想把桌面上的文件按类型自动分类到不同的文件夹，在DropIt中创建一个自动分类的规则，下载完即可完成归类。如果不愿意每次都执行这个操作，还可以让DropIt自动监控文件变化，比如监控下载文件夹，自动把文档类的小文件复制到桌面，便于快速进入工作。自动把压缩包文件解压，打开下载目录就能看到压缩包内部的内容。

深度用户还可以选用TotalCommander等第三方文件管理器来快速管理文件，TotalCommander丰富的快捷键能让你仅靠键盘就完成文件相关的所有操作，如果是新手，一时还达不到这个境界，没有关系，TotalCommander也提供了简单易用的收藏夹、标签等功能。在管理文件时拥有全新的体验和更高的效率。

对比、选择趁手的软件，习惯快捷的操作之后，就可以用这些软件对文件进行长期有效的管理了。

如果不满足于整理现在的文件，希望将历史文件也整理地井井有条，那就需要进入深度整理阶段了。

第一步，将那些完全看不懂的文件名改为最符合自己需求的形式，比如把依赖时间的文件命名为「日期+文件名」这样的格式。命名文件的最低要求也是让自己在不打开这个文件的情况下就能知道文件的大致内容。如果你有耐心，也可以为文件名添加更为详尽的说明，比如将精选的照片命名为「时间+地点+事件+人物」这种形式。

接下来，就要建立统一完整的文件夹层级，将不同类型的历史文件归档，为每一种类型的文件做出符合文件特性的微调，使整台电脑中的文件井然有序。在这一步中，尽可能考虑到所有可能需要的目录，将磁盘划分为几个大类，比如「工作」「学习」「娱乐」。但这种粗糙的分类是经不起时间检验的。

更好的分类方式，应该是细分到「一眼就知道这个文件放在哪里」，比如你喜欢从网上下载图片，也喜欢备份照片。那就不要将两者混在同一个文件夹中，而是将其分为「图片」和「照片」，这样每次备份照片，第一反应是找「照片」而不是别的什么文件夹。

除了第一级分类，文件夹的层级最好不要多于三层，过于详尽的分类也会消磨整理的想法。宁愿在多建一些文件夹，也不要建立第四第五层文件夹。

完成了重命名和文件夹层级的划分，就要讲讲归档了。

归档就是把那些不再经常使用的文件整理归类。你需要挑出对将来有参考价值的文件，进行统一归档。这一步也是对文件进行分拣的过程。将三种类型的文件删除，可以节约硬盘空间。分别是没有保留价值的文件、可以轻易从网上下载到的文件、已过期或者有时效性的文件。

删除后剩下来的文件大都是自己工作的精华，或是对将来有参考价值的文件。将它们移入移动硬盘或者网盘内。完成最后一步的备份工作。

还有，不要听那些所谓的「断舍离」理论，这对于极简生活或许有用，但是硬盘就是用来存放文件的，没有必要自绝后路，等他们想回头找文件就找不到了。

做完了上面的